Sparande av personuppgifter
Hoas fäster speciell uppmärksamhet vid beskyddandet av kundens integritet och personliga uppgifter. Uppgifterna hanteras i olika register, t.ex. i ansökningsregistret och registret över hyresgäster. Förutsättningen för att ett avtalsförhållande ska uppstå och ett hyresförhållande upprätthållas är att vi får nödvändiga personuppgifter av bostadssökande och invånare.
Det har gjorts en registerbeskrivning över registren, i vilken uppges vilka uppgifter som har samlats i registret. Mera information om hur vi hanterar dina personuppgifter i de olika skedena, då du är bostadsökande eller invånare hos oss, får du genom att kontrollera vår dataskyddsbeskrivning. Som registeransvarig hanterar Hoas uppgifterna lagligt och noggrant och följer god sed för informationsbehandling och fungerar i övrigt så att den registrerades integritetsskydd inte äventyras.
1) Registeransvarige
Helsingforsregionens studentbostadsstiftelse sr (nedan Hoas)
FO-nummer 0116514-9
Norra Järnvägsgatan 29, 00100 Helsingfors
PB 799, 00101 Helsingfors
Tel. +358 (09) 5499 01
Kontaktperson:
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Personuppgifternas användningsändamål och behandlingens grund
Förutsättningen för att ett avtalsförhållande ska uppstå och ett hyresförhållande upprätthållas är att vi får nödvändiga personuppgifter av bostadssökanden och invånare. Om personuppgifterna inte tillhandahålls leder det till att vi som hyresvärdar inte kan sköta våra skyldigheter och förbindelser, vilket i sin tur leder till att ett hyresavtal inte kan ingås eller att ett redan ingått hyresavtal inte kan fortsätta.
Syftet med behandlingen av personuppgifterna är uthyrning av bostäder och bilplatser, bostadsrådgivning och invånarverksamhet samt administration och utveckling i samband med detta, skötsel och utveckling av kundförhållanden, förvaltning av hyresavtal samt ansvar för hyresvärdens rättigheter och skyldigheter.
Kameraövervakningsuppgifter använder vi för att säkerställa säkerheten och rättsskyddet i Hoas kontor och fastigheter samt på deras gårdar såsom i närheten av ingångarna, avfallspunkterna och parkeringarna. Vi använder uppgifterna för utredning av brotts- och olycksfall. Vi informerar om kameraövervakningen på skyltar i de utrymmen och områden där kamerorna finns.
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på avtalsförhållandet, lagstiftningens krav eller Hoas eller kundens berättigade intresse.
3) Personuppgifter som behandlas
Vi behandlar den sökandes/invånarens, dennes eventuella vårdnadshavares och medsökandes/medboendes personuppgifter samt personuppgifterna för eventuell annan betalare av garantin, annan hyresbetalare och intressebevakare som är nödvändiga för att genomföra de syften vi angett.
Läs mer om personuppgifterna som behandlas via den här länken.
4) Regelrätta uppgiftskällor
Den sökandes/invånarens, dennes eventuella vårdnadshavares och medsökandes/medboendes uppgifter får vi från den sökande själv med undantag av uppgifterna för en andrahandshyresgäst som vi får av huvudhyresgästen och kredituppgifter som vi ansöker om från Suomen Asiakastieto Oy:s register. Personuppgifterna för utbytesstuderanden vid Helsingfors universitet får vi från universitetet.
Läs mer om de regelrätta uppgiftskällorna via den här länken.
5) Skydd av personuppgifter och informationssäkerhet
Personuppgifterna lagras i övervakade och bevakade utrymmen. Datakommunikationen till databaser som innehåller personuppgifter skyddas med krypterad anslutning och relevant autentisering. Databaserna och systemen som dessa använder är skyddade genom tekniska och administrativa metoder.
Användningen av personregister förutsätter alltid inloggningsuppgifter och lösenord. Åtkomsträtten definieras från fall till fall beroende på vad som är nödvändigt för uppgiften som ifrågavarande arbetstagare har vid en viss tidpunkt. Personalen har utbildats för en informationssäker behandling av uppgifterna och de har tystnadsplikt. Tredje parts organisationer som behandlar personuppgifter är förbundna vid tystnadspliktavtal dem emellan.
6) Regelrätt utlämning av registeruppgifter
Vi utlämnar inte de sökandes uppgifter. Invånarnas uppgifter utlämnar vi till Fpa, socialbyrån, läroanstalter, Svea Perintä Oy, Telia Finland Oyj, DNA Oyj, Securitas Oy, Tehomen Oy, samarbetsparter och kommuner i enlighet med fastighetsskötsel- och underhållsavtal.
Läs mer om regelrätt utlämning av personuppgifter via den här länken.
7) Personuppgifternas bevaringstid
Personuppgifternas bevaringstid grundar sig på anvisningarna för arava- och räntestödsbostäderna, lagen om indrivning av fordringar och lagen om ändring av lagen om indrivning av fordringar samt bokföringslagen.
Läs mer om personuppgifternas bevaringstid via den här länken.
8) Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES
I den händelse att personuppgifter överförs utanför EU eller EES förutsätts de personuppgiftshante-rare som tar emot data följa reglerna för personuppgiftsbehandling i EU:s allmänna dataskyddsför-ordning och tillbörliga skyddsåtgärder vidtas för att säkerställa att dataskyddet håller tillräckligt hög nivå. Den registrerade har rätt att få mer information om överföring av personuppgifter till tredje land, och om de tillbörliga skyddsåtgärder som är i användning, genom att kontakta den kontaktperson vid Hoas som nämndes i början av denna redogörelse.
9) Den registrerades rättigheter
- Rätt att granska uppgifter som berör personen själv
- Rätt att få rättelse och radera uppgiften samt rätt att få registeransvarige att begränsa behandlingen av de egna uppgifterna
- Rätt att invända mot behandling
- Rätt till dataportabilitet
Den registrerade kan använda sina rättigheter genom att framföra en personlig eller skriftlig begäran om genomförandet av rätten till Hoas. Den skriftliga begäran gällande verkställandet av rättigheterna skickas till vår kundbetjäning per e-post: privacy@hoas.fi eller per post till adressen Hoas, Privacy, PB 799, 00101 Helsingfors. För att verkställa rättigheterna krävs fastställande av identiteten och den registrerade kan ombes specificera sin begäran.
Läs mer om den registrerades rättigheter via den här länken.
10) Rätten att lämna in klagomål hos en tillsynsmyndighet
Den sökande eller invånaren har rätt att lämna in klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (Dataombudsmannen, Bangårdsvägen 9, PB 800, 00521 Helsingfors eller tietosuoja@om.fi) eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade bor eller arbetar, ifall hen anser att hens personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämpad dataskyddslagstiftning.
11) Ändringar i den här dataskyddsbeskrivningen
Den här dataskyddsbeskrivningen kan uppdateras från och till t.ex. då lagstiftningen ändras. Den här dataskyddsbeskrivningen har senast uppdaterats den 14.4.2020.
Läs hela dokumentet "Behandling av personuppgifter gällande bostadssökande och invånare vid Hoas" här.
1) Registeransvarig
Helsingforsregionens studentbostadsstiftelse sr (fortsättningsvis Hoas)
FO-nummer 0116514-9
Norra Järnvägsgatan 29, 00100 Helsingfors
PB 799, 00101 Helsingfors
Tel. (09) 5499 01
Kontaktperson
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Personuppgifternas användningsändamål och behandlingens grund
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter i Hoas Matchie är att sammanföra två eller flera bostadssökande i Hoas bostadssökningsprocess till samma lägenhet genom att generera en gemensam Hoas Matchie-kod för sökandena.
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke eller Hoas berättigade intresse.
3) Personuppgifter som behandlas
I Hoas Matchie behandlas följande uppgifter om kunden: förnamn och efternamn; kön, bild, födelsedatum, språk, uppgifter om husdjur; uppgifter om rökning; studieplats och -ort; nuvarande bostadsort; e-postadress, fritt formulerad presentation av användaren; önskemål gällande bostaden; karaktärsdrag och vanor; önskemål gällande rumskamraten; och sökkriterier.
Läs mer om personuppgifterna som behandlasr via den här länken.
4) Regelrätta uppgiftskällor
Personuppgifter samlas in direkt från den registrerade när denne använder tjänsten eller från en tredje part (Facebook). I samband med registrering utlämnar Facebook vissa uppgifter om dig som du angett i Facebook (namn och bild) samt viss teknisk information. Dessutom samlas uppgifter från användaren själv när denne använder tjänsten.
5) Skydd av personuppgifter och informationssäkerhet
Uppgifterna angivna i tjänsten lagras i Microsoft Azure innanför EU. Datakommunikationen till databaser som innehåller personuppgifter skyddas genom kryptering och nödvändig autentisering. Databaserna och systemen som använder dem är skyddade med tekniska och administrativa medel. I tjänstens rapportering har uppgifterna pseudonymiserats. Tillgången till användarnas uppgifter är begränsad till experter från tredje parter som utför applikationsutveckling och som utvecklar och underhåller tjänsten. Hoas personal har inte tillgång till dessa uppgifter. Logguppgifter och metadata som samlas i servern används endast för att utreda tekniska problem i tjänsten och vid eventuell missbruksutredning av myndigheterna
Av uppgifterna i tjänsten är det endast kompiskoden som överförs till Hoas register över sökande och hyresgäster. Användningen av personregistret på Hoas kräver alltid ett användarnamn och lösenord. Behörigheten bestäms från fall till fall enligt vad som vid ett visst tillfälle är nödvändigt för den ifrågavarande arbetaren att utföra sitt arbete. Personalen har utbildats att behandla uppgifterna på ett säkert sätt och de arbetar under tystnadsplikt. Tredjepartsorganisationer som bedöms som registerbehandlare är bundna till ett ömsesidigt sekretessavtal.
6) Regelrätt utlämning av registeruppgifter
Personuppgifterna i Hoas Matchie utlämnas inte till tredje parter, och personuppgifter används inte för marknadsföring.
7) Personuppgifternas bevaringstid
En registrerad användares personuppgifter lagras i ett år efter senaste inloggningen. En registrerad person kan, om så önskas, radera sina egna uppgifter direkt genom att logga in på tjänsten och radera det egna användarkontot.
Läs mer om personuppgifternas bevaringstid via den här länken.
8) Den registrerades rättigheter
En registrerad användare kan själv kontrollera sina personuppgifter genom att logga in på tjänsten. Användaren kan avbryta användningen av tjänsten. Användaren kan när som helst återkalla sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter och radera sitt användarkonto helt från tjänsten. Om uppgifterna inte uppdateras och tjänsten är oanvänd i mer än ett år, raderas användarens konto och alla uppgifter permanent.
Den registrerade kan dessutom ha rätt att i vissa situationer invända mot användningen av sina personuppgifter. Rätten att invända tillämpas i alla situationer där behandlingen av personuppgifterna grundar sig på Hoas berättigade intressen, och Hoas är skyldiga att uppfylla den registrerades krav, såvida det inte finns tvingande skäl som väger tyngre än registrerades intressen, rättigheter eller friheter; eller om behandlingen sker för fastställande, utövande; eller försvar av rättsliga anspråk. Dessutom har den registrerade i vissa fall rätt att få Hoas att begränsa behandling av sina personuppgifter.
Användaren har rätt att få de personuppgifter som hen gett till Hoas i en maskinläsbar form, och hen har rätt att överföra uppgifterna till en annan registeransvarig utan hinder av Hoas.
9) Rätten att lämna in klagomål hos en tillsynsmyndighet
Sökanden eller hyresgästen har rätt att lämna in ett klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (Dataombudsmannen, Bangårdsvägen 9, PB 800, 00521 Helsingfors eller tietosuoja@om.fi) eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerades bostadsort eller arbetsplats ligger, om hen anser att personuppgifterna inte har behandlats i enlighet med den tillämpliga dataskyddslagstiftningen.
10) Ändringar i den här dataskyddsbeskrivningen
Den här dataskyddsbeskrivningen kan uppdateras från och till t.ex. då lagstiftningen ändras. Den här dataskyddsbeskrivningen har senast uppdaterats den 20.11.2019.
Läs hela dokumentet "Behandling av personuppgifter i Hoas Matchie-tjänsten" här.