Tips och instruktioner för att hålla möten

Härifrån kan du få tips och instruktioner om hur man håller möten. Det lönar sig att observera att mötena alltid liknar sina deltagare och att det inte nödvändigtvis finns en enhetlig verksamhetsmodell. Det viktiga är att det diskuteras aktivt under möten och att sådana saker som gemensamt anses vara viktiga sköts om. Viktigast av allt är att lära känna sina grannar. Några spelregler bör ändå följas; dessa är bland annat utdelandet av möteskallelser, föredragningslistor och protokollförandet (modell finns bland blanketterna) samt att skicka de godkända redovisningarna till Hoas.

Ordförande

Under mötet hör det till ordförandes uppgifter att bland annat leda diskussionen, ge ordet åt deltagarna (oftast är diskussionen ändå fri), upprätthålla ordningen och se till att diskussionen är saklig samt att göra sammanfattningar och anteckningar. Dessutom ser han eller hon till att varje deltagare får tala ostört och att språket vid mötet är sakligt. Det hör också till ordförandes uppgift att se till att de föreslag som framförs inte strider mot lagar, regler eller god sed.

Sekreterare

Till sekreterarens uppgifter hör bland annat att boka mötesutrymmen, de redskap som behövs och möjlig servering. Tillsammans med ordförande ska möteskallelsen och föredragningslistan skrivas och dessutom ska nödvändiga dokument vara omsörjda. Sekreteraren ska bistå ordförande, anteckna allt som överenskommits under mötet och inläggens innehåll i huvudsak samt skriva upp deltagarnas namn, när mötet inletts och avslutats samt renskriva protokollet.

Protokolljusterare

Två protokolljusterare väljs. De gör anteckningar under mötet och kontrollerar protokollet som sekreteraren gjort och ordförande godkänt med sin anteckning. Ifall mötet bestämmer att protokollet kontrolleras vid nästa möte så behövs inga protokolljusterare.

Mötesdeltagare

Innan mötet lönar det sig att kontrollera föredragningslistan och ta reda på vilka ärenden som ska behandlas, fundera över vilka lösningar som är bäst för en själv samt hur de egna förslagen ska motiveras. Under mötet lönar det sig att skriva upp förslagens kärnpunkter samt delta i diskussionen. De beslut som fattats under mötet bör följas.

Fullmakt

Ifall du inte kan delta i bolagsstämman eller boendekommitténs möte kan du i stället be en bekant att delta i mötet. Du ska i så fall skriva en fullmakt som innehåller fullmaktsgivarens och den befullmäktigades personuppgifter (hela namnet, personbeteckningen med slutdel), fullmaktsgivarens adressuppgifter, vad fullmakten specifikt innehåller, hur länge fullmakten är i kraft, datum, plats och fullmaktsgivarens underskrift. Påminn också den befullmäktigade att ta med sig giltiga fotobesedda identitetshandlingar. Ordförande eller sekreteraren kontrollerar fullmakten och identitetshandlingarna. Fullmakten skickas till Hoas som bilaga till protokollet.

Föredragningslistan

Föredragningslistan anger vilka ärenden som ska behandlas under mötet och ska vara en del av möteskallelsen. Föredragningslistan godkänns oftast som sådan, men man med ett enhälligt beslut göra ändringar i den i början av mötet. Ifall man vill lägga till nya punkter till föredragningslistan måste alla medlemmar på plats godkänna tilläggen.

Protokoll 

Ur protokollet bör framgå bland annat följande: när mötet har öppnats, mötets lagenlighet och beslutsförhet, godkännandet av mötets arbetsordning, möjlig granskning av tidigare protokoll, möjligen datumet för nästa möte, beslut som fattats under mötet samt när mötet avslutats. Dessutom protokollförs planer på tillställningar samt besluten om anskaffningar detaljeras så noga som möjligt. Ifall en betalningsförbindelse används vid anskaffningar bör också ansvarspersonen fastställas. Det underskrivna protokollet ska skickas som bilaga tillsammans med redovisningen, ifall den inte tidigare har levererats till Hoas. Utöver det här kan följande ärenden också behandlas under mötena som bör protokollföras: anmälningsärenden, ärende relaterande till anslagen, administrativa ärenden samt övriga eventuella ärenden.

Den färdiga protokollbottnen kan skrivas ut från sidan för blanketter. Underskrivna protokoll ska levereras till Hoas Boendeverksamhet så fort som möjligt efter mötet.

Öppnandet av mötet

Mötet öppnas av ordförande. I samband med öppnandet hör en kort inledning oftast till och sedan ett välkomnande. På det sättet kan man börja koncentrera sig på det möte som ska hållas. Dessutom ska man minnas att protokollföra när mötet inleddes.

Beslutsförhet och lagenlighet

Mötet är beslutsfört ifall minst hälften av kommitténs representanter är på plats. Ifall kommittén har sex medlemmar är mötet beslutsfört när tre medlemmar är på plats. Under mötet bör alltid minst två representanter närvara även kommittén endast skulle bestå av två representanter. Mötet är lagenligt sammankallat när möteskallelsen har distribuerats på tidigare nämnt sätt samt inom den stipulerade tiden till medlemmar och till fastighetens anslagstavlor.

Agenda

Det lönar sig att bifoga mötets agenda ska som föredragningslista redan till möteskallelsen, vilket betyder att föredragningslistan kan godkännas som sådan som agendan. Man kan ändå göra ändringar i föredragningslistan enligt förslag från kommitténs medlemmar.

Godkännande av föregående mötesprotokoll

Till näst godkänns föregående mötes eller mötens protokoll. Genom att kontrollera protokoll försöker man se till att alla behandlade ärenden och åsikter är rätt antecknade. Ifall det finns något att korrigera i protokollet gör man en rättelse i det ifrågavarande protokollet och dessutom antecknas det i det pågående mötets protokoll. 

Beslut

Mötet går vidare ärende för ärende. Under mötet planeras anskaffningar och detta protokollförs noga. Dessutom går man noga igenom redovisningen. Slutligen är det skäl att komma överens om ett datum för nästa möte, åtminstone preliminärt.

Omröstning

Om mötet inte kan nå konsensus om något avgörs saken med en omröstning. Omröstningen kan vara antingen öppen eller sluten. Nästan uteslutande används öppen omröstning. I praktiken betyder det handuppräckning eller att man ropar sitt namn då ordförande går igenom medlemmarnas åsikt var för sig. En sluten omröstning betyder oftast att man använder röstsedlar. Mötenas beslut är oftast majoritetsbeslut vilket betyder att över hälften av de röstberättigade är för eller emot ett beslut. Ifall rösterna går jämnt ut avgör ordförandes röst. Vid en jämn sluten omröstning avgör lotten.

Övriga eventuella ärenden och informationsärenden

I slutet av protokollet finns oftast punkten ”övriga eventuella ärenden och informationsärenden”. Under den här punkten kan man informera bland annat om kommande evenemang samt också möjligtvis nästa mötestidpunkt.

Mötets avslutande

Ordförande avslutar mötet och klockslaget vid avslutande protokollförs.