Bolagsstämma

Vid bolagsstämman väljs boendekommittén. En ordinarie bolagsstämma sammankallas en gång om året av Hoas. Bolagsstämmorna hålls vanligen i september–oktober. Boendekommitténs verksamhetsperiod börjar direkt då bolagsstämman avslutats och avslutas vid nästa valmöte. Vanligen är verksamhetsperioden alltså från höst till höst.

Senast en vecka innan mötet distribuerar servicebolaget inbjudan till alla bostäder, affärsutrymmen och fastighetens anslagstavla. Det är dessutom möjligt att skicka eller meddela om inbjudan genom elektroniska informationskanaler.

Ifall det inte finns någon boendekommitté i huset och en sådan inte grundades vid höstens ordinarie bolagsstämma eller ifall styrelsen vill ha nya medlemmar med i verksamheten kan en bolagsstämma också sammankallas vid en annan tidpunkt.

Som medlem i en enskild fastighets boendekommitté duger endast en myndig hyresgäst med ikraftvarande hyreskontrakt till den ifrågavarande Hoas-fastigheten. Endast en person per bostad kan bli medlem i boendekommittén, oberoende om det är frågan om en kamrat- eller familjebostad eller ett rum i delad bostad. I verksamheten kan även flera personer från samma bostad delta, men endast en kan vara en formell medlem. Även hyresgäster med ett tidsbundet hyreskontrakt kan vara med i boendekommittén. Då hyreskontraktet tar slut tar perioden i boendekommittén även slut. Samma gäller för hyreskontrakt som är tillsvidare giltiga.

Organisering av boendekommittén: personval för bland annat följande uppdrag

  • Ordförande fungerar som förtroendevald mellan hyresgästerna och Hoas. Hoas Boendeverksamhet skickar, vanligen via elektroniska informationskanaler, meddelanden om verksamheten till ordförande. Ordförande är sedan i kontakt med boendekommittén.
  • Sekreteraren fungerar i par med ordförande och bistår ordförande. Han planerar möteskallelsen och föredragningslistan tillsammans med ordförande, för protokoll under mötet och renskriver det. Hoas Boendeverksamhet skickar också aktuell information till sekreteraren via elektroniska informationskanaler.
  • Anslagsansvarig sköter om boendekommitténs pengar och sköter till exempel årsredovisningen till Hoas. Personen kan också hålla medlemmarna ajour genom att på möten informera medlemmarna om hur mycket av anslagspengarna som ännu finns till förfogande.
  • Informationsansvariges viktigaste jobb är att informera hyresgästerna om boendekommittés aktiviteter.  Bra tillfällen att informera om detta är till exempel boendekommitténs möten, gemensamma tillställningar, talko samt anslagstavlor så väl i fastigheten som genom elektroniska kanaler. Den säkerhets-/ informationsansvariges, med medhjälpare, kan till exempel sörja om säkerheten genom att göra felanmälningar ifall brandbelastning upptäcks i källaren eller i fastighetens övriga gemensamma utrymmen.
  • Övriga medlemmar kan väljas i enlighet med utskottets egna behov. Möjliga uppgifter kan vara till exempel nyckelansvarig, klubbrumsansvarig, gymansvarig eller ansvarig för husdjurens aktiverings leksaker.

Oftast består boendekommittén i medeltal av fem till sex medlemmar men det finns också mindre kommittéer. Boendekommittén måste ha minst två medlemmar, gemensamt valda ordförande och sekreterare. Under verksamhetsåret brukar det vanligtvis ske förändringar. En del av medlemmarna blir färdiga med sina studier och flyttar bort. Ifall väldigt många medlemmar lämnar sina uppdrag i mitten av perioden är det fara för att verksamheten helt upphör. Alla hyresgäster är välkomna med i verksamheten. Nya intresserade kan komma med i mitten av verksamhetsperioden, men då blir de inte automatiskt formella medlemmar. Ifall man vill formellt ta med nya medlemmar i verksamheten måste man ordna en ny egentlig bolagsstämma.

Boendeverksamhetens kontaktperson

Ifall det inte finns tillräckligt intresserade av boendeverksamheten i en fastighet (minst två myndiga hyresgäster från skilda bostäder) kan man inte grunda en boendekommitté. Ifall någon myndig person ändå är intresserad av att förfoga över klubbrumsnyckeln och/eller gymmets nycklar och låna ut dessa till de övriga hyresgästerna så kan den personen fungera som boendeverksamhetens kontaktperson.

I liknande fall finns bolagskommitténs utrymmen till förfogande men medel för verksamheten finns inte. Kontaktperson bör meddela på boendekommitténs hemsidor samt andra möjliga kanaler, om hur man kan nå personen för att låna nycklarna. Ifall det senare uppdagas intresse för att grunda en boendekommitté för fastigheten kan kontaktpersonen vara med och organisera en bolagsstämma tillsammans med Hoas.