Asukaskokous

Asukaskokouksessa valitaan talolle asukastoimikunta. Asukaskokous kutsutaan koolle kerran vuodessa ja sen koollekutsumisesta vastaa Hoas. Asukaskokoukset pidetään yleensä syys – lokakuussa ja asukastoimikunnan toimikausi alkaa heti virallisen asukaskokouksen jälkeen ja kestää seuraavaan valintakokoukseen saakka. Yleensä toimikausi on siis syksystä syksyyn. Mikäli asukastoimikuntaa ei saada perustettua syksyn asukaskokouksessa tai asukastoimikuntaan haluaa liittyä monia uusia jäseniä, voidaan asukaskokous kutsua koolle myös muuna ajankohtana.

Viimeistään viikkoa ennen kokousta huoltoyhtiö jakaa kutsun kaikkiin huoneistoihin ja liiketiloihin sekä kiinteistön ilmoitustauluille. Lisäksi kutsu lähetetään myös sähköpostilla muutamaa päivää ennen kokousta asukkaille. Usein asukaskokouksen pitäjäksi tulee Hoasin edustaja, mutta myös edellisen asukastoimikunnan jäsenillä on mahdollisuus pitää kokous. Tästä kysytään edellisiltä asukastoimikuntalaisilta ennen asukaskokouskautta ja tarvittavat ohjeistukset lähetetään kokousta pitämään ilmoittautuneelle henkilölle.

Kunkin kiinteistön asukastoimikunnan jäseneksi voi liittyä vain täysi-ikäinen asukas, jolla on voimassa oleva vuokrasopimus kyseiseen Hoas -kiinteistöön. Asukastoimikuntaan voi liittyä vain yksi henkilö per huoneisto, oli kyseessä sitten kaveri- tai perheasunto tai huone jaetussa asunnossa. Toiminnassa voi muuten toki olla mukana useampikin henkilö samasta huoneistosta, mutta vain yksi voi toimia virallisena jäsenenä ja olla näin asukastoimikunnan kokouksissa päätösvaltainen. Myös määräaikaisella vuokrasopimuksella asuvat, kuten vaihto-oppilaat, voivat liittyä asukastoimikuntaan. Heidän kautensa päättyy automaattisesti samalla, kun vuokrasopimus päättyy. Samoin tapahtuu, kun toistaiseksi voimassa oleva vuokrasopimus päättyy.

Jos kiinteistöllä ei ole tarpeeksi asukastoiminnasta kiinnostuneita henkilöitä, eli vähintään kahta täysi-ikäistä asukasta eri huoneistoista, asukastoimikuntaa ei voida perustaa. Jos joku täysi-ikäinen asukas on kuitenkin kiinnostunut pitämään hallussaan kerhohuoneen ja/tai kuntosalin avaimia ja lainaamaan niitä asukkaille, hän voi toimia yksin asukastoiminnan yhteyshenkilönä. Yhteyshenkilö ei kuitenkaan saa asukastoimikunnalle tarkoitettuja määrärahoja käyttöön toimintaa varten. Yhteyshenkilön tulee ilmoittaa Hoasin asukastoimikuntien nettisivuilla sekä mahdollisissa muissa kanavissa, miten häneen saa yhteyden, jotta avaimet tiloihin voi saada lainaksi. Mikäli kiinteistöllä myöhemmin ilmenee kiinnostusta asukastoimintaan, voidaan uusi asukaskokous asukastoimikunnan muodostamiseksi järjestää.

Asukaskokouksessa valitaan asukastoimikunnan jäsenet ja asukastoimikunta järjestäytyy, ottaen roolit omien kiinnostuksen kohteiden ja osaamisen mukaan. Asukastoimikunnalla tulisi olla ainakin puheenjohtaja, joka toimii luottamushenkilönä asukkaiden ja Hoasin välillä. Tämän lisäksi asukastoimikunnissa on yleensä sihteeri, joka huolehtii kokouskutsuista ja pöytäkirjoista niiden puhtaaksikirjoittamisineen. Määrärahavastaava huolehtii asukastoimikunnan rahoista ja pitää kirjaa siitä, että asukastoimikunta käyttää rahoja jaon (25% virkistykseen, 25% hankintoihin) mukaisesti, eikä ylitä vuosittaista budjettia. Tämän lisäksi asukastoimikunnan jäsenillä voi olla muitakin rooleja tarpeen mukaan, esimerkiksi tiedotusvastaava, avainvastaava, kerhotilavastaava tai kuntosalivastaava. Usein sama henkilö voi olla useassa roolissa, etenkin jos asukastoimikunta koostuu vain parista henkilöstä.