Tapahtumat ja yhteistilat

Asukastoimikunnan ja asukkaiden aktiivisuudesta riippuu, miten paljon tapahtumia vuoden aikana on. Monille asukkaille juuri tapahtumat ja yhteisten tilojen käyttö kiinteistöllä ovat asioita, jonka vuoksi asukastoimintaa tehdään.

Yhteistilojen määrä ja käyttötarkoitus vaihtelevat, mutta yleensä vähintään yksi kerhohuone kiinteistöä kohden löytyy. Yhteistilat avaimineen ovat asukastoimikunnan hallinnassa ja niiden kehittäminen paljolti kiinni asukastoimikunnan aktiivisuudesta. Mikäli kiinteistöllä on monta yhteistilaa, voidaan niistä kehittää esimerkiksi musiikkiin, käsitöihin tai kuntoiluun erityisesti tarkoitettuja tiloja erikoispiirteineen. Tällaisista suunnitelluista muutoksista tulee kuitenkin aina olla yhteydessä Hoasin puoleen, jotta tilojen rakennustekninen sopivuus voidaan ennen muutoksia varmistaa.

Yhteistiloihin on yleensä erillisavaimet, joiden hallinta ja lainaaminen kiinteistön asukkaille on asukastoimikunnan vastuulla. Avaimia lainatessa tärkeintä on pyytää asukkaalta kuittaus avainlainalomakkeelle avainta annettaessa ja palautettaessa. Yhteistilojen varauksia asukastoimikunta voi hoitaa valitsemansa kanavan kautta, esimerkiksi sähköisen tai paperisen kalenterin tai sähköpostin välityksellä. Vinkkejä ja kokemuksia toimivan varausjärjestelmän ja avaintenhallinnan järjestämiseen voi kysyä myös asukastoimikuntien Facebook –ryhmässä.

Yhteisissä tiloissa voidaan järjestää myös tapahtumia kiinteistön asukkaille. Asukastoimikunnan jäsenien ehdotuksien lisäksi kannattaa ideoita erilaisten tapahtumien järjestämiseen kysyä myös kiinteistön asukkailta. Perinteisiä tapahtumia ovat esimerkiksi kevät- ja syystalkoot, syksyn tervetulotapahtuma uusille asukkaille sekä pikkujoulut. Tämän lisäksi voidaan järjestää lautapeli-iltoja, grillibileitä ja vaikka sunnuntaibrunsseja.

Hyvin suunniteltu tapahtuma on jo puoliksi tehty. Ensimmäisenä suunnitellusta tapahtumasta tulee muistaa kirjata päätös asukastoimikunnan kokouksen pöytäkirjaan budjetteineen. Tapahtuman kokonaiskustannuksille on aina hyvä asettaa pöytäkirjassa yläraja, jonka sisälle kaikkien hankintojen on mahduttava. Viestintä tapahtumasta on hyvä aloittaa mahdollisimman monessa kanavassa tarpeeksi aikaisin, jotta tieto saavuttaa mahdollisimman monet kiinteistöllä asuvat. Tiedotteita tapahtumasta tulisi jakaa ainakin kiinteistön ilmoitustauluille, mutta sähköisten kanavien käyttäminen on tässä hyvä lisä. Ennakkoilmoittautuminen on kätevä tapa saada suuntaa antavaa tietoa tarvittavien tarjoilujen määrästä. Alkoholin tarjoilu tapahtumissa on kohtuudella sallittua, joten tähänkin ennakkoilmoittautuminen antaa suuntaa. Ohjeistettu määrä on korkeintaan kaksi annosta täysi-ikäistä osallistujaa kohti.

Tapahtuman aikaan tärkeintä on nauttia naapureiden tapaamisesta ja yhteishengen ylläpitämisestä. Tapahtumaan osallistuvilta tulisi muistaa kerätä osallistujalistaan nimet, jotta se voidaan toimittaa Hoasille tapahtuman jälkeen tilitysten ja kuittien mukana. Osallistujalistan avulla asukastoimikunta todentaa Hoasille pitäneensä tapahtuman, johon hankintoja on tehty ja tilitetty.

 

Talkoot

Asukastoimikunta voi järjestää keväisin ja syksyisin talkoita, jolloin asukkaiden omaehtoisella talkootyöllä saadaan piha-alueet nopeasti viihtyisään kuntoon. Samalla on helppoa tutustua naapureihin ja uudet ystävyyssuhteetkin voivat saada alkunsa. Asukastoimikunnalla on myös mahdollisuus siivota varastotiloja ja tyhjentää pyörävarastoja talkoiden yhteydessä. Mikäli asukastoimikunta haluaa toteuttaa tyhjennyksiä, tulee Hoas asukastoiminnasta kysyä lupa ja ohjeistus tätä varten aina erikseen.

Jos kiinteistöltä ei löydy talkoovälineitä, kuten haravia, lapioita, jätesäkkejä, voi asukastoimikunta tilata tarvittavat välineet Hoasilta vähintään kaksi viikkoa aikaisemmin vikailmoituksella, tarkemmat ohjeet tähän saat Hoas asukastoiminnasta. Asukastoimikunta voi tilata myös talkoolaisille talkoosaunan ilmoittamalla päivän ja kellonajat sähköpostitse Hoasin Asukastoimintaan viimeistään viikkoa ennen talkoita. Sauna on varattavissa vain, jos asukkailla ei ole samaan aikaan omia tai lenkkisaunavuoroja.

Jätteiden kierrätys kuuluu aina jokaisen omalle vastuulle, joten roska-astioihin sopimattomat jätteet tulee toimittaa itse niille tarkoitettuihin paikkoihin. Asukastoimikunnan tiloissa olevat suuret, vanhat, rikkinäiset ja käyttökelvottomat esineet tulee toimittaa Sortti-asemille tai tilata palvelu noutamaan niitä. Jos suurta palokuormaa on kiinteistön käytävillä, niistä tulee tehdä vikailmoitus Hoasin nettisivuilla.