Määrärahat ja tilitykset

Jokaisen asukastoimikunnan käyttöön on varattu tietty summa määrärahoja kalenterivuotta kohden toimintaa tukemaan. Määrärahat jaetaan joka kalenterivuosi uudelleen, eikä edelliseltä vuodelta mahdollisesti jääneitä määrärahoja voida siirtää seuraavalle vuodelle. Kaikkia määrärahoja ei kalenterivuoden aikana ole pakko käyttää, se ei siis ole edellytys seuraavan vuoden määrärahojen saamiseksi. Tällä hetkellä asukastoimikuntien edellisenä vuonna käyttämättä jääneitä määrärahoja on mahdollista hakea kaksi kertaa vuodessa lisäbudjetiksi yhteistilojen parannuksia tai asukastoimikuntien palkitsemista varten erillisellä hakemuksella, joka ohjeineen lähetetään kulloisellekin asukastoimikunnalle keväisin ja syksyisin.

Määrärahoista 25 % tulee käyttää virkistykseen ja 25 % hankintoihin. Lopun 50 % voi asukastoimikunta käyttää vapaasti joko virkistykseen, hankintoihin tai molempiin asukastoimikunnan kokouksissa tehtyjen päätösten mukaan.

Määrärahojen käytöstä asukastoimikunta päättää asukastoimikunnan kokouksissa ja kirjaa päätökset selkeästi pöytäkirjaan. Päätöksessä tulee käydä ilmi mitä hankitaan ja mikä on hankinnan enimmäishinta. Päätökseen olisi myös hyvä kirjata hankinnasta vastaava henkilö, mikäli se on päätöstä tehtäessä tiedossa. Hankinnasta vastuussa oleva henkilö tekee ostoksen ja toimittaa siitä Hoasille tilityslomakkeen ja alkuperäisen kuitin, joiden perusteella hankinta hyvitetään.

Hankintamäärärahoilla asukastoimikuntalaiset voivat hankkia kaikkien asukkaiden käyttöön tarkoitettuja tavaroita, esimerkiksi ompelukoneen, lautapelejä, pelikonsolin, tulostimen tai kuntosalivälineitä. Asukastoimikunnalla on hankkimiinsa tavaroihin hallintaoikeus, Hoasilla puolestaan omistusoikeus. Näin ollen asukastoimikunnilla ei ole valtuuksia myydä tavaroita tai laitteita ilman Hoasin lupaa ja ohjeistusta.

Virkistysmäärärahoilla asukastoimikuntalaiset voivat järjestää erilaisia tapahtumia asukkaille, kuten talkoita, peli-iltoja, grillibileitä, leffailtoja, pikkujouluja ja retkiä. Tapahtumat voivat sijoittua kiinteistön yhteistiloihin tai asukkaiden kesken voidaan lähteä viettämään esimerkiksi elokuvailtaa läheiseen elokuvateatteriin. Lisää ideoita tapahtumien järjestämiseen voi saada ja jakaa Hoas asukastoiminta/Hoas tenant activity Facebook-ryhmässä.

 

Tilitykset

Tilitys tapahtuu aina täyttämällä tarkasti tilityslomake, joka toimitetaan Hoasille alkuperäisten kuittien kanssa. Tilityslomake vaihtuu vuosittain ja varsinkin matkakustannuksia tilitettäessä vain kuluvan vuoden virallinen tilityslomake hyväksytään.

Tilityslomakkeelle kirjataan hyvityksen saajan henkilötiedot tilitietoineen. Hyvityksiä voidaan tehdä suomalaisten pankkien lisäksi myös muiden ETA –maiden pankkien tileille. ETA-alueen ulkopuolisille pankkitileille hyvityksiä ei ole mahdollista tehdä. Tilitykselle merkitään sen pöytäkirjan numero, josta päätös tilitettävästä hankinnasta löytyy. Tilitystä ei voida hyväksyä, ellei päätöstä siitä löydy asukastoimikunnan kokouspöytäkirjasta ja tämän vuoksi onkin erittäin tärkeää, että pöytäkirjanumero on merkitty oikein. Hoasin henkilökunta tarkistaa päätöksen jokaisesta tilitettävästä hankinnasta manuaalisesti asukastoimikuntien pöytäkirjoilta ennen tilityksen hyväksymistä. Mikäli yhdellä tilityslomakkeella tilitetään useampia hankintoja, tulee useat pöytäkirjanumerot merkitä selkeästi, sekä eritellä taulukkoon mahdollisimman tarkasti mihin hankintaan tai tapahtumaan mikäkin summa liittyy. Tämän lisäksi tilitettävät hankinnat tulee lajitella taulukkoon niiden lajin mukaan. Tilityksessä olevat hankintojen hinnat eivät saa olla suurempia kuin asukastoimikunnan kokouspöytäkirjassa päätetyt budjetit ovat. Tilityslomakkeessa tulee aina olla kahden eri ihmisen allekirjoitus – tilityksen saajan allekirjoitus sekä asukastoimikunnan jäsenen allekirjoitus.

Tilityksen liitteenä tulee toimittaa alkuperäiset kuitit hankinnoista. Kuiteista on hyvä ottaa kopiot asukastoimikunnan omaan arkistoon, mikäli niitä tarvitaan myöhemmin esimerkiksi takuuasioissa. Mikäli kyseessä on verkossa tehty ostos, on mahdollisen laskun lisäksi toimitettava myös kuitti verkkopankissa tehdystä maksusta. Jos tilitettävänä on ravintolasta tehtyjä ostoksia, tulee mukana olla kuitti, josta näkyy erittely ravintolasta ostetuista tuotteista.

Tapahtumien tai retkien kustannuksia tilitettäessä tulee muistaa toimittaa Hoasille tilityslomakkeen, kuittien ja pöytäkirjapäätöksen lisäksi myös tapahtuman osallistujalista. Osallistujalistaa kerätään todentamaan pidetty tapahtuma ja sen avulla arvioidaan esimerkiksi retkien pääsylippujen kustannusten oikeellisuus tai kohtuullinen alkoholin kulutus juhlissa.

Tavaraa voi ostaa myös käytettynä yksityishenkilöltä. Tällöin pöytäkirjalla olevan hankintapäätöksen ja täytetyn tilityslomakkeen lisäksi Hoas tarvitsee kopion myynti-ilmoituksesta ja kuitin tehdystä ostosta. Kuitti voi olla käsin kirjoitettu ja siitä tulee ilmetä tuotteen tiedot, hinta, päiväys, sekä myyjän ja ostajan tiedot allekirjoituksineen. Väärinkäytösten ehkäisemiseksi asukastoimikunnan ei ole tarkoituksenmukaista ostaa käytettyä tavaraa asukastoimikunnan jäseniltä.

Tilitykset toimitetaan Hoasille joko postitse tai tuomalla Hoasin asiakaspalveluun sen aukioloaikoina. Koska alkuperäiset kuitit vaaditaan, ei tilitystä voida tehdä sähköpostin välityksellä. Postittamiseen tarvittavat kirjekuoret ja postimerkit voidaan kustantaa asukastoimikunnan määrärahoista asukastoimikunnan kokouspöytäkirjalla niin päättäessä.

Postiosoite tilityksiä varten on: Hoas Asukastoiminta, PL 799, 00101 Helsinki

 

Maksusitoumus

Yksittäisen hankinnan tai palvelun ollessa vähintään 200 euroa, asukastoimikunnan on mahdollista pyytää Hoasilta maksusitoumusta. Maksusitoumuksen kanssa asukastoimikunnan jäsenen ei tarvitse maksaa hankintaa itse, vaan yritys lähettää laskun suoraan Hoasille ja raha veloitetaan asukastoimikunnan määrärahoista. Maksusitoumusta ei voida hakea elintarvikkeiden eikä juomien ostoon.

Ennen maksusitoumuksen myöntämistä tulee Hoasille olla toimitettu asukastoimikunnan kokouspöytäkirja allekirjoituksineen, josta ilmenee yksilöity päätös hankinnasta hintoineen ja vastuuhenkilöineen, sekä sen liikkeen yhteystiedot, josta tavara tai palvelu hankitaan. Tämän lisäksi maksusitoumusta pyydettäessä on ilmoitettava, että liikkeestä on varmistettu Hoasin maksusitoumuksen käyvän heille. Pöytäkirjassa nimetyn vastuuhenkilön tulee pyytää maksusitoumusta sähköpostitse osoitteesta asukastoiminta[at]hoas.fi. Sähköpostissa tulee olla tiedot hankinnasta tai palvelusta ja sen hinnasta, sekä vastuuhenkilön yhteystiedot. Tietojen tulee täsmätä asukastoimikunnan kokouspöytäkirjassa tehtyyn päätökseen. Vastuuhenkilö toimittaa Hoasilta saadun maksusitoumuksen yritykselle, josta palvelu tai hankinta tehdään.