Viestintä

Asukastoimikunnan tehtävänä on toimia linkkinä asukkaiden ja Hoasin välillä, tuoda asukastoimintaa näkyväksi ja tiedottaa asukkaita heitä koskevista asioista ja tapahtumista. Tiedottamista suositellaan tehtäväksi useissa eri kanavissa, jotta se tavoittaisi mahdollisimman monet kiinteistöllä asuvat.

Toimikautensa alussa asukastoimikunnan jäsenten tulee ilmoittaa Hoasille yhteystietonsa asukkaiden yhteydenottoja varten. Oman sähköpostin perustaminen asukastoimikunnalle on suositeltavaa, jolloin asukkaiden yhteydenotot voidaan ohjata asukastoimikunnan jäsenten henkilökohtaisten sähköpostien sijaan yhteiseen, kaikkien asukastoimikunnan jäsenten valvottavissa olevaan sähköpostiin.

Jokaiselle asukastoimikunnalle on luotu omat nettisivut Hoasin nettisivujen alaisuuteen, johon asukastoimikunnan tulee päivittää vähintään ajantasaiset yhteystiedot. Suositeltavaa kuitenkin olisi, että asukastoimikunnan toiminnasta kerrotaan sivuilla muutakin, esimerkiksi mahdollisuuksista yhteistilojen käyttöön tai tavaroiden lainaamiseen. Asukastoimikunnan nettisivun päivittäminen on asukastoimikunnan vastuulla ja vuoden 2017 alusta vähintään asukastoimikunnan yhteystietojen löytyminen sivuilta on Hoasin vaatimuksena. Asukastoimikunnan jäsen voi pyytää käyttäjätunnukset ja tarkemmat ohjeet asukastoimikunnan sivujen päivitykseen osoitteesta asukastoiminta[at]hoas.fi

Asukastoimikunnan oman nettisivun lisäksi tiedottamiseen suositellaan käytettäväksi muitakin kanavia, sillä tiedottamista kannattaa tehdä siellä missä kohdehenkilöt ovat. Asukastoimikunta voi esimerkiksi perustaa talon oman Facebook – ryhmän, jossa asukastoimikunnan tiedotuksen lisäksi myös kiinteistön asukkaat saavat äänensä kuuluviksi. Sosiaalisen median kanavien lisäksi on hyvä muistaa myös perinteinen tiedottaminen kiinteistön ilmoitustauluilla ja yhteistiloissa, sekä tiedotteita asuntoihin jakamalla. Myös asukastoimikunnan määrärahoja on mahdollisuus käyttää tiedottamiseen.

Hyvän viestinnän perusasioita ovat tiedottamisen aloittaminen ajoissa ja sopivan kanavan, sekä visuaalisen ilmeen löytäminen kullekin viestille. Viestejä laatiessa tulisi muistaa selkeä ja informatiivinen sisältö, asukastoimikunnan yhteystiedot sekä kohderyhmän monikielisyys – englanninkielinen materiaali suomenkielisen lisäksi on siis usein tarpeen kaikkien asukkaiden tavoittamiseksi. Tapahtumia mainostavassa materiaalissa myös huomiota herättävä ulkonäkö on usein avainasemassa. Hyvään viestintään kuuluu myös tiedotteiden ja mainosten poistaminen niiden ollessa vanhoja, jolloin minimoidaan mahdollisuus väärinkäsityksille ja sekaannuksille.

Myös joukkosähköposteja on mahdollista lähettää koko kiinteistölle tärkeistä asioista tai suuremmista tapahtumista. Tätä kanavaa ei kuitenkaan ole tarkoitettu päivittäiseen viestintään. Joukkosähköpostin lähettääkseen asukastoimikunnan tulee laatia valmis viesti sekä suomeksi että englanniksi. Viestissä tulee olla myös otsikointi ja asukastoimikunnan yhteystiedot. Valmis viesti lähetyspyyntöineen tulisi toimittaa asukastoiminnan sähköpostiin asukastoiminta[at]hoas.fi noin viikkoa ennen viimeistä mahdollista joukkoviestin lähetyspäivää, jotta sen lähettäminen voidaan taata kiireajoista huolimatta. Mikäli asukastoimikunta havaitsee kiinteistöllä haitallisia toimintatapoja, esimerkiksi palokuorman jättämistä rappukäytäville, voi aiheesta lähettää tiedotepyynnön ilman itse laadittua tiedotetta. Tällöin Hoasin tiedotetiimi laatii muistutuksen asukkaille.