Asukastoimikunnan kokoukset

Asukastoimikunta tekee viralliset päätökset aina asukastoimikunnan kokouksessa. Asukastoimikunta pitää kokouksia oman päätöksensä mukaisen määrän toimikautensa aikana, kuitenkin joitakin kokouksia on pidettävä asukastoiminnan olemassaolon takaamiseksi ja asukastoimikunnan määrärahojen käytön mahdollistamiseksi.

Asukastoimikunnan kokouksista tulee ilmoittaa asukkaille vähintään neljä päivää ennen kokousta kohteen ilmoitustaululla ja esimerkiksi kiinteistön mahdollisessa Facebook-ryhmässä tai omilla nettisivuilla. Kutsussa on hyvä mainita mitä asioita kokouksessa tullaan käsittelemään.

Asukastoimikunnan kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on vähintään puolet asukastoimikunnan jäsenistä. Esimerkiksi jos asukastoimikunnassa on kuusi jäsentä, on kokous päätösvaltainen, kun paikalla kokouksessa on vähintään kolme jäsentä. Asukastoimikunnan kokouksessa tulee olla aina paikalla vähintään kaksi jäsentä, eli edes kahden hengen asukastoimikunnassa asioita ei ole mahdollista päättää yksin.

Asukastoimikunnan kokoukset ovat aina osallistujiensa näköisiä eikä tarkkaa yhteistä toimintamallia ole. Tärkeintä on, että asukastoimikunnan kokouksessa pidetään pöytäkirjaa, johon on kirjattu paikalla kokouksessa olevat henkilöt, kaikki kokouksessa tehdyt päätökset ja sen on allekirjoittanut kokouksen sihteeri ja puheenjohtaja. Etenkin hankintapäätösten selkeä kirjaaminen budjetteineen pöytäkirjaan on tärkeää, sillä myöhemmin asukastoimikunnan tilityksiä tarkastettaessa Hoasin henkilöstön on pöytäkirjalta löydettävä asukastoimikunnan päätös tilitetystä hankinnasta. Pöytäkirja on toimitettava Hoasille mahdollisimman pian kokouksen jälkeen postitse tai sähköpostin liitetiedostona. Kokouksen tarkoitus on keskustella yhteisesti tärkeiksi koetuista asioista, suunnitella yhteistoimintaa ja hankintoja, sekä samalla tutustua naapureihin.

Päätökset kokouksissa tehdään yleisesti keskustelemalla. Mikäli yksimielisyyteen ei päästä, ratkaistaan kanta äänestyksellä, joka voi olla joko avoin tai suljettu. Äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Asukastoimikunnan kokoukset ovat kaikille asukkaille avoimia ja kaikki voivat osallistua keskusteluun tuoden omia ideoitaan esille. Päätöksiä tehtäessä äänioikeutettuja ovat kuitenkin vain asukastoimikunnan viralliset jäsenet. Asukastoimikunnan kokouksessa ei voida valita asukastoimikuntaan uusia virallisia jäseniä. Epävirallisten jäsenten osallistuminen ja panos toimintaan on kuitenkin tärkeää!

Mikäli asukastoimikunnan jäsen ei pääse osallistumaan asukastoimikunnan kokoukseen, voi jäsen valtuuttaa jonkun muun osallistumaan kokoukseen puolestaan. Tällöin tulee kirjoittaa valtakirja, josta löytyy valtuutetun ja valtuuttajan henkilötiedot (koko nimi ja syntymäaika tai henkilöturvatunnus loppuosineen), valtuuttajan osoitetiedot, tieto siitä mitä valtuutus tarkalleen koskee, sekä tämän lisäksi valtakirjan voimassaoloaika, päiväys, paikka ja valtuuttajan allekirjoitus. Valtakirja toimitetaan Hoasille pöytäkirjan liitteenä.

Sen lisäksi, että allekirjoitettu pöytäkirja asukastoimikunnan kokouksen jälkeen toimitetaan Hoas asukastoimintaan sähköpostilla tai kirjepostilla, on pöytäkirja hyvä myös arkistoida asukastoimikunnan omaan käyttöön. Pöytäkirjoja voidaan säilyttää esimerkiksi kansiossa kerhohuoneella, jossa niihin on myös muiden talon asukkaiden mahdollista tutustua. Tällä tavoin asukastoimintaa tehdään tutuksi ja läpinäkyväksi kiinteistön muille asukkaille.